Geschäftsordnung der civitec – Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung
Die Verbandsversammlung der civitec - Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung - hat am 20.01.2010 gemäß § 8 Abs. 1 des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit vom 1.10.1979, zuletzt geändert durch Gesetz vom 8. Mai 2009 (GV. NRW. S. 298, ber. S. 326), in Verbindung mit § 47 Abs. 2 GO NW in der Fassung der Bekanntmachung vom 14.7.1994 (GV NW S. 2023), sowie unter Berücksichtigung von § 7 Abs. 4 der Satzung der civitec folgende geänderte Geschäftsordnung beschlossen:
§ 1 Einberufung der Verbandsversammlung
(1) Die Verbandsversammlung wird vom Vorsitzenden oder im Falle der Verhinderung von seinem Stellvertreter mit einer Ladungsfrist von mindestens 14 Kalendertagen schriftlich einberufen. Die Frist gilt als gewahrt, wenn die Einladung 15 Tage vor der Sitzung zur Post gegeben ist. In dringenden Fällen kann die Ladungsfrist bis auf 3 Werktage verkürzt werden.
(2) Aus der Einladung müssen Ort, Zeit und Tagesordnung der Sitzung hervorgehen. Die Tagesordnung gliedert sich in einen öffentlichen und bei Bedarf in einen nichtöffentlichen Teil. Die Tagesordnung kann durch Nachträge ergänzt werden; diese sollen den Mitgliedern der Verbandsversammlung mindestens drei Kalendertage vor Sitzungsbeginn vorliegen. Erläuterungen zur Tagesordnung sind grundsätzlich der Einladung beizufügen oder kurzfristig nachzureichen.
(3) Der Vorsitzende ist befugt, den Termin für den Zusammentritt der Verbandsversammlung aufzuheben, wenn der Grund für ihre Einberufung weggefallen ist.
(4) Ort, Zeit und Tagesordnung werden im Amtsblatt für den Regierungsbezirk Köln veröffentlicht.
§ 2 Teilnahme an den Sitzungen
(1) Die Mitglieder der Verbandsversammlung sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet.
(2) Ein Verbandsmitglied, das an einer Sitzung nicht oder nicht rechtzeitig teilnehmen kann oder die Sitzung vorzeitig verlassen will, sollte dies dem Vorsitzenden möglichst frühzeitig mitteilen. Die Mitteilung gilt als Entschuldigung.
(3) Ist ein Mitglied der Verbandsversammlung verhindert, an der Sitzung teilzunehmen, so hat es für die Benachrichtigung seines Stellvertreters und die Übermittlung der Unterlagen zu sorgen.
(4) Die Teilnahme an der Sitzung wird durch die persönliche Eintragung in die Anwesenheitsliste nachgewiesen.
§ 3 Öffentlichkeit der Sitzungen
(1) Die Sitzungen der Verbandsversammlung sind vorbehaltlich der Bestimmung in den Absätzen 2 und 3 öffentlich.
(2) Die Öffentlichkeit ist durch Beschluss auszuschließen, wenn es das öffentliche Wohl oder die Wahrung schutzwürdiger Interessen erfordert.
(3) Die Öffentlichkeit ist ausgeschlossen bei der Behandlung von Personal-, Auftrags-, und Grundstücksangelegenheiten.
(4) Die Begründung zum Ausschluss der Öffentlichkeit muss in nichtöffentlicher Sitzung gegeben werden. Als Begründung gilt nicht ein allgemeiner Hinweis auf die Absätze 2 und 3.
(5) Zuhörer sind nicht berechtigt, in der Sitzung das Wort zu ergreifen oder Beifall und Missbilligung zu äußern. Der Vorsitzende kann Zuhörer, die die Verhandlung stören, ausschließen.
§ 4 Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, Beschlussfähigkeit
(1) Zu Beginn der Sitzung hat der Vorsitzende festzustellen, ob die Verbandsversammlung ordnungsgemäß einberufen und beschlussfähig ist.
(2) Der Vorsitzende hat die Sitzung aufzuheben, wenn festgestellt wird, dass die Verbandsversammlung nicht ordnungsgemäß einberufen wurde.
(3) Wird die Beschlussfähigkeit während der Sitzung bezweifelt oder steht die Beschlussunfähigkeit für die Anwesenden fest, so hat der Vorsitzende sofort festzustellen, ob Beschlussfähigkeit gegeben ist.
(4) Wird die Beschlussunfähigkeit festgestellt, so hat der Vorsitzende die Sitzung zu unterbrechen. Ist auch nach Ablauf von fünfzehn Minuten die erforderliche Anzahl von Mitgliedern nicht anwesend, hat er die Sitzung aufzuheben. Er kann die Frist in besonderen Fällen nach seinem Ermessen um weitere fünfzehn Minuten verlängern.
§ 5 Tagesordnung
(1) Der Vorsitzende setzt im Benehmen mit dem Verbandsvorsteher die Tagesordnung fest. Er hat dabei Vorschläge in die Tagesordnung aufzunehmen, die ihm 17 Kalendertage vor der Sitzung von 1/5 der Mitglieder der Verbandsversammlung vorgelegt werden.
(2) Vor Eintritt in die Beratung ist die Tagesordnung festzustellen. Die auf die Tagesordnung gesetzten Punkte werden in der Reihenfolge beraten, in der sie in der Einladung aufgeführt sind. Die Verbandsversammlung kann die Reihenfolge durch Beschluss abändern, verwandte Punkte miteinander verbinden oder einzelne Beratungspunkte von der Tagesordnung absetzen.
§ 6 Dringlichkeitsangelegenheiten
(1) Angelegenheiten, die nicht auf der Tagesordnung stehen oder nicht in der vorgeschriebenen Form als Tagesordnungspunkt veröffentlicht wurden, dürfen nur dann beraten werden, wenn sie nicht aufgeschoben werden können. Über die Dringlichkeit entscheidet die Verbandsversammlung.
(2) Dringlichkeitsanträge sollten mindestens drei Arbeitstage vor der Sitzung dem Vorsitzenden schriftlich vorgelegt werden. Dem Verbandsvorsteher ist gleichzeitig eine Durchschrift zuzuleiten.
(3) Dringlichkeitsanträge, die erst während der Sitzung eingebracht werden, sind vor der Behandlung schriftlich oder zu Protokoll zu formulieren.
§ 7 Vorlagen und Anträge zu den Tagesordnungspunkten
(1) Beschlüssen der Verbandsversammlung muss eine Vorlage oder ein Antrag zugrunde liegen.
(2) Vorlagen werden über den Verbandsvorsteher in schriftlicher Form an die Verbandsversammlung gerichtet.
(3) Anträge können von einzelnen Verbandsmitgliedern schriftlich eingebracht werden und sind an den Vorsitzenden zu richten; gleichzeitig ist dem Verbandsvorsteher eine Abschrift zuzuleiten. Anträge sollen mindestens 3 Arbeitstage vor der Sitzung der Verbandsversammlung vorliegen.
(4) Jeder Antrag kann durch den Antragsteller bis zu Beginn der Abstimmung zurückgenommen oder abgeändert werden. Entsprechendes gilt für Vorlagen des Verbandsvorstehers.
(5) Bis zu Beginn der Abstimmung können zu Anträgen und Vorlagen schriftlich oder zu Protokoll Abänderungsanträge und Gegenanträge gestellt sowie Teilungen beantragt werden.
(6) Bei Wahlen muß vor der Abstimmung ein Wahlvorschlag vorliegen.
§ 8 Anfragen
(1) Anfragen von Mitgliedern der Verbandsversammlung müssen mindestens drei Arbeitstage vor der Sitzung dem Vorsitzenden schriftlich vorliegen, bis zum gleichen Zeitpunkt muss dem Verbandsvorsteher eine Abschrift zugegangen sein.
(2) Anfragen werden mündlich beantwortet, es sei denn, dass der Anfragende mit einer schriftlichen Beantwortung einverstanden ist.
(3) Der Vorsitzende kann die Beantwortung von Anfragen, die kurzfristig nicht beantwortet werden können, auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung verweisen.
§ 9 Verhandlungsleitung
(1) Jedes Mitglied der Verbandsversammlung darf nur sprechen, wenn der Vorsitzende ihm das Wort erteilt hat.
(2) Der Redner darf nur die zur Erörterung stehenden Angelegenheiten behandeln.
(3) Der Vorsitzende sorgt für die Einhaltung der Geschäftsordnung. Er kann jederzeit außerhalb der Rednerfolge das Wort ergreifen. Dem Verbandsvorsteher ist auch außerhalb der Rednerfolge das Wort zu erteilen.
(4) Die Verbandsversammlung kann auf Antrag die Dauer der Aussprache und die Redezeit begrenzen.
§ 10 Abstimmung
(1) Über jede Vorlage und jeden Antrag ist gesondert abzustimmen. Abstimmungen werden in der Regel offen durch Handerheben vollzogen.
(2) Vor der Abstimmung ist die endgültige Formulierung des zu fassenden Beschlusses zu verlesen; das gilt nicht für Geschäftsordnungsanträge. Liegt der zu fassende Beschluss den Mitgliedern der Verbandsversammlung schriftlich vor, genügt ein Hinweis auf diese Vorlage.
(3) Zeichnet sich vorab in der Diskussion ein nicht-einstimmiges Abstimmergebnis in der Verbandsversammlung ab, muss namentlich durch Eintragung in einer umlaufenden Abstimmliste abgestimmt werden.
(4) Auf Verlangen von mindestens 1/5 der anwesenden Mitglieder der Verbandsversammlung muss namentlich durch Eintragung in einer umlaufenden Abstimmliste oder verdeckt durch Eintragung in einen jeweils eigenen mit dem Namen des Verbandsmitgliedes versehenen Stimmzettel abgestimmt werden. Wird sowohl namentliche als auch verdeckte Abstimmung verlangt, hat der Antrag auf verdeckte Abstimmung Vorrang.
(5) Eine geheime Abstimmung ist in der Verbandsversammlung unzulässig.
(6) Die Abstimmliste und Stimmzettel werden von der Geschäftsführung der civitec vorbereitet und bereit gehalten.
§ 11 Wahlen
(1) Wahlen werden, soweit gesetzlich nicht anders vorgeschrieben, durch offene Abstimmung durch Handerheben vollzogen.
(2) Auf Verlangen eines Mitgliedes der Verbandsversammlung muss die Wahl in verdeckter Abstimmung durch Abgabe von Stimmzetteln erfolgen. Dabei erhält jeder Vertreter für sich einen mit dem Namen des Verbandsmitgliedes versehenen Stimmzettel.
§ 12 Feststellung und Verknüpfung des Abstimmungs- und Wahlergebnisses
(1) Der Vorsitzende stellt das Ergebnis der Abstimmung fest und gibt es anschließend bekannt.
(2) Bei namentlicher oder verdeckter Abstimmung zählt ein von der Verbandsversammlung benannter Sitzungsteilnehmer die abgegebenen Stimmen gemeinsam mit dem Protokollführer aus.
(3) Bei Bedarf wird die ausgefüllte Abstimmliste den Mitgliedern der Verbandsversammlung zur Verfügung gestellt.
(4) Die Richtigkeit des Abstimmungsergebnisses kann nur sofort nach der Verkündung beanstandet werden; die Abstimmung muss sodann unverzüglich wiederholt werden.
§13 Teilnahme an Sitzungen
(1) Der Verbandsvorsteher oder sein Stellvertreter sowie die Geschäftsführung nehmen an der Sitzung der Verbandsversammlung ohne Stimmrecht teil.
(2) Im übrigen entscheidet die Verbandsversammlung über die Teilnahme an Sitzungen, insbesondere über die Hinzuziehung von Auskunftspersonen und Sachverständigen.
§ 14 Sitzungsniederschriften
(1) Über jede Sitzung der Verbandsversammlung wird vom Schriftführer eine Niederschrift gefertigt, die vom Vorsitzenden und einem von der Verbandsversammlung zu bestellenden Schriftführer zu unterzeichnen ist.
(2) Die Niederschrift muss mindestens enthalten:
a) Tag, Ort, Beginn, Dauer einer Unterbrechung und Ende der Sitzung
b) die Namen der anwesenden und der fehlenden Mitglieder sowie die Namen der sonstigen an den Beratungen teilnehmenden Bediensteten.
c) die Tagesordnungspunkte
d) die in der Sitzung gestellten Anträge im Wortlaut und den Namen des Antragstellers
e) die in der Sitzung gefassten Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und die Ergebnisse von Wahlen
f) Fragesteller, Anfragen und ihre Beantwortung.
(3) Die Niederschrift ist jedem Mitglied und seinem Stellvertreter, spätestens mit der Einladung zur nächsten Sitzung der Verbandsversammlung, zuzusenden.
(4) Werden gegen die Niederschrift innerhalb von zwei Wochen nach dem Tage der Absendung keine schriftlichen Einwendungen erhoben, gilt sie als anerkannt.
§ 15 Schriftführer
(1) Die Verbandsversammlung bestellt auf Vorschlag des Verbandsvorstehers den Schriftführer und dessen Vertreter.
(2) Der Schriftführer kann sich bei der Erstellung der Niederschrift einer Tonbandaufzeichnung bedienen.
§ 16 Verwaltungsausschuss, ADV-Fachbeirat und Facharbeitskreise
(1) Auf die Sitzungen des Verwaltungsausschusses, des ADV-Fachbeirates und der Facharbeitskreise findet diese Geschäftsordnung entsprechende Anwendung mit folgender Maßgabe:
a) Jedes Mitglied hat eine Stimme. Auf Verlangen von mindestens 1/5 der anwesenden Mitglieder muss namentlich oder geheim abgestimmt werden. Wird sowohl namentliche als auch geheime Abstimmung verlangt, hat der Antrag auf geheime Abstimmung Vorrang.
b) Der Verwaltungsausschuss, der ADV-Fachbeirat und die Facharbeitskreise werden von ihrem Vorsitzenden, im Falle seiner Verhinderung von seinem Stellvertreter, eingeladen. Die Ladungsfrist beträgt mindestens sieben Kalendertage.
c) Satzungsgemäß sind der Verbandsvorsteher Vorsitzender des Verwaltungsausschusses und ein Mitglied der Geschäftsführung Vorsitzender im ADV-Fachbeirat. Den Vorsitz in den Facharbeitskreisen legt die Geschäftsführung fest.
d) Die Tagesordnung des Fachbeirates und der Facharbeitskreise setzt die Geschäftsführung fest.
§ 17 Änderung und Abweichung von der Geschäftsordnung
Bestimmungen dieser Geschäftsordnung können, soweit sie nicht gesetzlich oder in der Verbandssatzung verankert sind, für die Dauer einer Sitzung durch einstimmigen Beschluss außer Anwendung gesetzt werden.
§ 18 Funktionsbezeichnungen
Die Funktionsbezeichnungen im Text dieser Geschäftsordnung werden entsprechend § 12 der GO in weiblicher oder männlicher Form geführt.
§ 19 Inkrafttreten
Diese geänderte Geschäftsordnung tritt zum 20.01.2010 in Kraft.